Kurz & knapp: Grundlagenwissen für SAP-Berater zu SAP Business Workflow

Allgemein

• Zentrale Komponente des Workflow-Managements unter ERP und S4/HANA
  • Auslieferungsstandard
• SAP-Standardmuster stehen zur Verfügung für kundeneigene und/oder komplexe Szenarien müssen allerdings eigene Workflow-Muster erstellt werden
• Sehr komplex
• Workflow-Muster beinhalten ein eigenes Kürzel und eine Beschreibung die ID WS******* wird anhand des definierten Nummernkreises generiert.
• Workitem
  • Aufgabeninstanz mit kontextspezifischen Daten im Container
  • Grundlage ist eine Aufgabe
    • Anhand der Aufgabe findet die Bearbeiterfindung des Workitems statt
• Workflows starten über sogenannte Ereignisse, welche im SAP-Standard definiert sind oder selbst definiert werden können
  • Ereignissteuerung & Typkopplung

Analyse und Administration

Automatisches Workflow Customizing

• Transaktion SWU3
• Wichtig: RFC-Destination pflegen, da transaktionale RFC-Calls ausgeführt werden (Destination WORKFLOW_LOCAL_xxx)
• Je mehr gepflegt ist umso besser nicht alle Dinge werden aber für die grundsätzliche Nutzung von Workflows, bzw. jeden Workflow, zwingend benötigt

Bearbeiterfindung konfigurieren

• Transaktion PFTC
• Aufgabe anzeigen -> Zusatzdaten -> Bearbeiterzuordnung
• Ggf. auch daran denken Workflows selbst als generelle Aufgabe zu definieren

Benachrichtigungssteuerung

• Einfacher Report zur Benachrichtigungssteuerung
• Einplanung aufgabenspezifisch über Job
• Eher eingeschränkte Möglichkeiten z.B. Textsteuerung

Report SWN_SELSEN

• Zentrale Steuerung insgesamt nur ein Job für alle Workflows nötig
• Erweiterte Möglichkeiten auch z.B. für eigene Texte
  • Steuerung über SWNCONFIG oder SWNADMIN

Workitems analysieren

• SWI1 (Workitem-Selektion) -> Workitems zu einem bestimmten Zeitintervall
• SWI2_FREQ -> Workitems pro Aufgabe
• SWI2_ADM1 -> Workitems ohne Bearbeiter
• SWI2_ADM2 -> Workitems mit gelöschtem Benutzer
• SWIA -> Administratorenreport
• Workflow-Protokoll -> Ablauf des Workflows
• Im Fehlerfall ist vor allem die Fehleransicht in der Schritthistorie interessant

Weitere interessante Transaktionen

• SWE2 -> Anzeige/Pflege Ereignistypkopplungen
• SWEC -> Ereigniskopplung für Änderungsbelege
• SWEL -> Ereignis-Trace
• SWF_TRC -> Workflow-Trace
• SWI11 -> Verwendungsnachweis für Aufgaben
• SWPC -> Workflow nach System-Nichtverfügbarkeit fortsetzen
• SWPR -> Fehlerhafte Workflows neu starten

Abschließende Tipps

• SWI1 oder SWIA nutzen
• Workflow Protokoll analysieren und vor allem die Schritthistorie und ggf. den Container
• Immer den individuellen Workflow betrachten -> Abläufe können gleich erscheinen trotzdem unterschiedlich sein
• Bearbeiterzuordnung meist das Problem wenn ein Workitem nicht in der Genehmigungssicht auftaucht
• Workflows auch in Anforderungen immer so einfach wie möglich halten vom Ablauf.
• Bereichsmenü SWLD als Einstieg 🙂